Configuration de la connexion SAP Business ByDesign

Ce guide vous explique comment connecter un tenant SAP Business ByDesign a LinkyFlow pour lister ses projets et ses taches, les creer et les modifier, et liberer, demarrer ou annuler le demarrage d'une tache — depuis Excel, l'application web ou un assistant IA via MCP.

Prerequis

• Un tenant SAP Business ByDesign, par exemple https://my123456.sapbydesign.com
• Un utilisateur metier de ce tenant disposant du poste de travail Gestion de projet — LinkyFlow se connecte avec son nom d'utilisateur et son mot de passe
• Le service OData personnalise de LinkyFlow televerse dans le tenant — etape 1 ci-dessous

Etape 1 — Televerser le service OData dans votre tenant

LinkyFlow lit et ecrit vos projets via un service OData personnalise que vous creez sur votre tenant a partir d'un fichier. A faire une fois par tenant, avec un utilisateur autorise a gerer les services OData.

• lfproject.xml — projets et taches, et listes de codes. Nom de service par defaut : lfproject.

1. Telechargez lfproject.xml depuis le lien ci-dessus.
2. Dans SAP Business ByDesign, ouvrez le poste de travail Gestion des applications et des utilisateurs, vue Services OData.
3. Affichez les Services OData personnalises et televersez le fichier telecharge.
4. Verifiez que le service apparait dans la liste et notez son nom. C'est lfproject sauf si vous l'avez renomme — c'est ce nom que LinkyFlow appelle.

Pour liberer, demarrer ou annuler le demarrage d'une tache depuis LinkyFlow, le service doit aussi porter les actions de cycle de vie de la tache. Ouvrez le service dans la meme vue et, sur le noeud Task, ajoutez les actions Release, Start Processing et Revoke Start Processing. Sans elles, la connexion fonctionne pour tout le reste, et ces trois actions ne sont simplement pas proposees.

Le fichier est le service d'exemple de SAP, issu de SAP-samples/byd-api-samples, publie sous licence Apache 2.0.

Finance — le service lf_all

Pour lire les ecritures comptables et en creer (une ecriture de loyer ou d'assurance oubliee, par exemple), televersez de la meme facon le service finance de LinkyFlow. Son nom par defaut est lf_all ; il couvre les pieces comptables (l'AccountingEntry de SAP) avec leurs lignes, et les actions pour simuler, comptabiliser et annuler une piece. L'utilisateur metier doit disposer du poste de travail Comptabilite generale. Une piece creee depuis LinkyFlow est non comptabilisee jusqu'a sa comptabilisation ; ses lignes doivent s'equilibrer, et LinkyFlow le verifie avant d'envoyer quoi que ce soit.

Rapports analytiques — rien a televerser

Les rapports standards et personnalises de SAP (balance generale, postes de TVA, postes ouverts…) sont lus directement, en lecture seule : aucun fichier a televerser. Les rapports accessibles a une connexion sont ceux des postes de travail de l'utilisateur dans SAP — LinkyFlow liste exactement ceux-la. Ouvrez la page de la connexion (Connexions → Voir) pour les voir, les rechercher, et rafraichir la liste apres avoir change les postes de travail de l'utilisateur.

Etape 2 — Ajouter la connexion dans LinkyFlow

1. Dans Excel ou l'application web, ouvrez Connexions → Ajouter une connexion.
2. Choisissez SAP Business ByDesign dans la liste des fournisseurs.
3. Saisissez l'URL du tenant — l'hote seul, https://my123456.sapbydesign.com, rien apres.
4. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur metier.
5. Dans chaque champ OData service, saisissez le nom du service sur votre tenant. Laissez vide si vous avez garde le nom par defaut (lfproject, lf_all).
6. Donnez un alias a la connexion et enregistrez.

LinkyFlow verifie la connexion avec des requetes en lecture sur le tenant : une par service — il lit la description du service sous le nom donne et en deduit ce que le service propose — et une pour la liste des services analytiques de l'utilisateur. Rien n'est ecrit pour verifier. La lecture est prouvee ; le droit d'ecriture est indique comme peut-etre, car SAP ne le declare pas — la premiere ecriture reussie le prouve. Un tenant utilise seulement pour ses rapports, sans service televerse, est une connexion qui fonctionne.

Voir ce qu'une connexion donne comme acces

Connexions → Voir ouvre la page de la connexion : ses informations, ses droits un par un, chaque service OData avec les operations qu'il sert sur votre tenant (et ce qui manque pour les autres), et les rapports analytiques que l'utilisateur peut lancer, avec une recherche. C'est la meme reponse que recoit un assistant IA quand il demande ce qu'il peut faire avec la connexion.

Si le service est incomplet, introuvable, ou n'est pas le bon

• Connecte, avec des operations absentes de votre service : la connexion fonctionne. Le formulaire de la connexion liste ce que votre service ne propose pas — en general les actions de tache — et ce qu'il faut y ajouter. Ajoutez-les dans Services OData, puis synchronisez la connexion : elles apparaissent.
• No custom OData service "…" on this tenant : rien ne repond sous ce nom. Televersez le fichier (etape 1) ou corrigez le nom dans la connexion, puis synchronisez-la.
• The tenant's "…" service has none of what LinkyFlow reads : un autre service repond sous ce nom. Corrigez le nom dans la connexion.

Quand le mot de passe change

SAP verrouille un utilisateur apres quelques mots de passe errones : LinkyFlow ne reessaie jamais une connexion refusee. Des que le tenant rejette le mot de passe, la connexion passe en erreur et chaque appel suivant — un rafraichissement de feuille, une question d'assistant, un controle de sante — est refuse par LinkyFlow lui-meme, sans contacter SAP. Pour reprendre, ouvrez la connexion, saisissez le nouveau mot de passe (le nom d'utilisateur et le tenant restent inchanges) et enregistrez. LinkyFlow verifie le nouveau mot de passe une seule fois, et la connexion redevient active.

Etape 3 — Charger votre premiere requete

1. Inserez une requete LinkyFlow et choisissez le fournisseur SAP Business ByDesign.
2. Choisissez Projects, selectionnez votre connexion dans le champ Link et lancez-la — les projets les plus recents arrivent en premier.
3. Choisissez Tasks et filtrez sur un projet pour voir ses taches, chacune avec les actions de cycle de vie qu'elle autorise a l'instant.

Le volet Actions propose Release Task, Start Task et Revoke Task Start sur une tache, uniquement quand son statut le permet. Chaque action renvoie la tache telle que SAP la detient apres le changement.

Les codes (type de projet, priorite, statut, calendrier…) sont ceux de SAP. La requete Code lists donne les valeurs valides de chacun.

Rapports et ecritures avec un assistant IA

Via MCP, un assistant peut rechercher les rapports (Reports), lire ce qu'un rapport demande (Report Fields — societe, jeu de livres, periode, ecrite PPPYYYY : 0082026 est aout 2026) et le lancer (Report Rows), puis creer l'ecriture que vous demandez. Par exemple : « Compare mes soldes de comptes du mois dernier avec ce mois-ci, trouve l'ecriture recurrente que j'ai oubliee et cree-la. » La piece est creee non comptabilisee ; l'assistant ne la comptabilise que si vous le dites, et n'en annule jamais — annuler une piece comptabilisee reste votre decision, depuis le volet Actions ou SAP.